Informatieverplichtingen op grond van artikel 13 AVG

De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons van bijzonder belang. Wij verwerken uw persoonsgegevens (hierna "gegevens") daarom uitsluitend op basis van de geldende wettelijke bepalingen. Met deze privacyverklaring willen wij u uitgebreid informeren over de verwerking van uw gegevens binnen ons bedrijf en de gegevensbeschermingsclaims en -rechten die u volgens artikel 13 van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toekomen.

1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en met wie kunt u contact opnemen?

De verantwoordelijke persoon is
Ocean Exclusive GmbH
Albert-Schäffler-Straße 6
74080 Heilbronn
E-mailadres: info@oace.shop

De functionaris voor gegevensbescherming van het bedrijf is

Christian Volkmer
Project 29 GmbH & Co. KG
Oostengasse 14
93047 Regensburg
Email: anfragen@projekt29.de
Telefoon: 0941-2986930

2. Welke gegevens worden verwerkt en uit welke bronnen zijn deze gegevens afkomstig?

Wij verwerken de gegevens die wij van u hebben ontvangen in het kader van het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst, op basis van toestemmingen of in het kader van uw sollicitatie bij ons of uw indiensttreding bij ons.

Persoonsgegevens omvatten:

Uw basis-/contactgegevens, voor klanten zijn dit bijvoorbeeld uw voor- en achternaam, adres, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer) en bankgegevens.

Voor sollicitanten en medewerkers zijn dit bijvoorbeeld voor- en achternaam, adres, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), geboortedatum, gegevens van cv's en werkreferenties, bankgegevens, religieuze overtuiging en foto's.

Voor zakenpartners zijn dit bijvoorbeeld de namen van hun wettelijke vertegenwoordigers, de bedrijfsnaam, het handelsregisternummer, het btw-nummer, het bedrijfsnummer, het adres, de gegevens van de contactpersoon (e-mailadres, telefoonnummer, fax) en de bankgegevens.

Voor deelnemers aan de wedstrijd omvat dit hun voor- en achternaam, adres en e-mailadres.

Daarnaast verwerken wij ook de volgende andere persoonsgegevens:

Informatie over het type en de inhoud van contractgegevens, bestelgegevens, verkoop- en factuurgegevens, klant- en leveranciersgeschiedenis en adviesdocumenten,
Advertentie- en verkoopgegevens,
Informatie uit uw elektronische communicatie met ons (bijv. IP-adres, inloggegevens),
andere gegevens die wij van u hebben ontvangen in het kader van onze zakelijke relatie (bijvoorbeeld in klantgesprekken),
Gegevens die wij zelf genereren uit stam-/contactgegevens en andere gegevens, bijvoorbeeld via klantbehoeften- en klantpotentieelanalyses,
Documentatie van uw toestemmingsverklaring voor het ontvangen van bijvoorbeeld nieuwsbrieven.
Foto's genomen tijdens evenementen.

3. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond worden de gegevens verwerkt?

Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Federal Data Protection Act 2018, zoals van tijd tot tijd gewijzigd:

• voor de uitvoering van (pre-)contractuele verplichtingen (art. 6 lid 1 onder b AVG):
Uw gegevens worden verwerkt voor de uitvoering van contracten online of in een van onze vestigingen, en voor het contractbeheer van uw dienstverband bij ons bedrijf. De gegevens worden met name verwerkt bij het aangaan van een zakelijke relatie en bij de uitvoering van contracten met u.

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 onder c AVG):
De verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan verschillende wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op grond van het Duitse Wetboek van Koophandel of de Duitse belastingwet.

• ter bescherming van gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 onder f AVG):
Op basis van een belangenafweging kan gegevensverwerking buiten de daadwerkelijke uitvoering van de overeenkomst plaatsvinden ter bescherming van onze gerechtvaardigde belangen of die van derden. Gegevensverwerking ter bescherming van gerechtvaardigde belangen vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:

- Reclame of marketing (zie nr. 4),
- Maatregelen voor de bedrijfsvoering en de verdere ontwikkeling van diensten en producten;
- Het onderhouden van een groepsbrede klantendatabase om de klantenservice te verbeteren
- in het kader van een gerechtelijke procedure
- Het verzenden van niet-promotionele informatie en persberichten.

• in het kader van uw toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG):
Als u ons toestemming hebt gegeven om uw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld om u onze nieuwsbrief te sturen, foto's te publiceren, wedstrijden te organiseren, etc.

4. Verwerking van persoonsgegevens voor reclamedoeleinden

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor reclamedoeleinden, zowel in het algemeen als voor afzonderlijke maatregelen, zonder dat hiervoor andere kosten ontstaan dan de transmissiekosten volgens de basistarieven.

Op grond van de wettelijke bepalingen van artikel 7, lid 3 van de Duitse wet inzake oneerlijke concurrentie (UWG) hebben wij het recht om het e-mailadres dat u bij het sluiten van de overeenkomst heeft opgegeven, te gebruiken voor direct marketing van onze eigen, soortgelijke producten of diensten. U ontvangt deze productaanbevelingen van ons, ongeacht of u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief.
Indien u dergelijke aanbevelingen niet per e-mail van ons wenst te ontvangen, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw e-mailadres voor dit doel, zonder dat hiervoor andere kosten in rekening worden gebracht dan de gebruikelijke verzendkosten. Een schriftelijke kennisgeving is voldoende. Uiteraard bevat elke e-mail ook een afmeldlink.

5. Wie ontvangt mijn gegevens?

Wanneer we een dienstverlener inschakelen voor de gegevensverwerking, blijven wij verantwoordelijk voor de bescherming van uw gegevens. Alle gegevensverwerkers zijn contractueel verplicht uw gegevens vertrouwelijk te behandelen en deze uitsluitend te verwerken in het kader van de uitvoering van hun diensten. De gegevensverwerkers die wij inschakelen, ontvangen uw gegevens alleen indien zij deze nodig hebben om hun diensten te kunnen uitvoeren. Dit zijn bijvoorbeeld IT-dienstverleners die wij nodig hebben voor de werking en beveiliging van ons IT-systeem, evenals advertentie- en adresuitgevers voor onze eigen reclamecampagnes.
Uw gegevens worden verwerkt in onze klantendatabase. De klantendatabase ondersteunt de verbetering van de datakwaliteit van bestaande klantgegevens (dubbele verwijdering, overlijdens-/verhuismeldingen, adrescorrectie) en maakt verrijking met gegevens uit openbare bronnen mogelijk.
Deze gegevens worden indien nodig ter beschikking gesteld aan groepsmaatschappijen voor de contractafhandeling. Klantgegevens worden apart en bedrijfsspecifiek opgeslagen, waarbij ons moederbedrijf optreedt als dienstverlener voor de individuele deelnemende bedrijven.
Indien er sprake is van een wettelijke verplichting of in het kader van een gerechtelijke procedure, kunnen autoriteiten en rechtbanken, alsmede externe accountants ontvangers van uw gegevens zijn.
Daarnaast kunnen verzekeringsmaatschappijen, banken, kredietinformatiebureaus en dienstverleners uw gegevens ontvangen voor het initiëren en uitvoeren van overeenkomsten.

6. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Wij verwerken uw gegevens tot aan de beëindiging van de zakelijke relatie of tot aan het verstrijken van de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld uit het Wetboek van Koophandel, de Belastingwet of de Arbeidstijdenwet), alsmede tot aan de afhandeling van eventuele rechtsgeschillen waarbij de gegevens als bewijs dienen.

7. Worden persoonsgegevens doorgegeven aan een derde land?

In principe geven wij geen gegevens door aan een derde land. Doorgiften vinden alleen plaats in individuele gevallen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen, passende waarborgen of uw uitdrukkelijke toestemming.

8. Welke rechten heb ik op het gebied van gegevensbescherming?

U hebt te allen tijde recht op informatie, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van uw opgeslagen gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen overeenkomstig de bepalingen van de wet op de gegevensbescherming.

Recht op informatie:
U kunt bij ons opvragen of en in welke mate wij uw gegevens verwerken.

Recht op rectificatie:
Indien wij uw gegevens verwerken en deze onvolledig of onjuist zijn, kunt u ons op ieder moment verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.

Recht op wissen:
U kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen indien wij deze onrechtmatig verwerken of indien de verwerking een onevenredige inbreuk maakt op uw gerechtvaardigde belangen. Houd er rekening mee dat er redenen kunnen zijn die onmiddellijke verwijdering in de weg staan, bijvoorbeeld in het geval van wettelijk verplichte bewaartermijnen.
Ongeacht of u gebruik maakt van uw recht op wissen, zullen wij uw gegevens onmiddellijk en volledig verwijderen, tenzij er een contractuele of wettelijke verplichting bestaat om de gegevens te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking:
U kunt ons verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken als:
- U betwist de juistheid van de gegevens, gedurende een periode die ons de tijd geeft om de juistheid van de gegevens te controleren.
- de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, maar u weigert verwijdering en verzoekt in plaats daarvan om beperking van het gegevensgebruik,
- wij de gegevens niet meer nodig hebben voor het beoogde doel, maar u deze gegevens nog nodig heeft om rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen, of
- U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens.
Recht op gegevensportabiliteit:
U kunt ons verzoeken om uw gegevens die u aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm aan u te verstrekken en om deze gegevens zonder belemmering van onze kant aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, op voorwaarde dat:
- wij deze gegevens verwerken op basis van uw toestemming, die u kunt intrekken, of om een contract tussen ons uit te voeren, en
- deze verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
Indien dit technisch haalbaar is, kunt u ons verzoeken uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar:
Indien wij uw gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen deze gegevensverwerking; dit geldt ook voor profilering op basis van deze bepalingen. Wij zullen uw gegevens dan niet langer verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of tenzij de verwerking dient ter instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. U kunt te allen tijde zonder opgave van redenen bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden.

Recht op beroep:
Als u van mening bent dat wij bij de verwerking van uw gegevens de Duitse of Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben overtreden, neem dan contact met ons op zodat we eventuele vragen kunnen verduidelijken. U hebt uiteraard ook het recht om contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor uw regio, de betreffende nationale gegevensbeschermingsautoriteit.
Als u een van de bovengenoemde rechten jegens ons wilt uitoefenen, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming. In geval van twijfel kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen.

9. Ben ik verplicht gegevens te verstrekken?

De verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor het sluiten en/of uitvoeren van uw overeenkomst met ons. Indien u ons deze gegevens niet verstrekt, zullen wij in de regel de sluiting van de overeenkomst moeten weigeren of een bestaande overeenkomst niet meer kunnen uitvoeren en deze bijgevolg moeten beëindigen. U bent echter niet verplicht toestemming te geven voor de verwerking van gegevens die niet relevant zijn voor de uitvoering van de overeenkomst of niet wettelijk verplicht zijn.